Instructies voor het beheren van aanvragen en communicatie binnen het GloriaCare-systeem

00:01 Zodra je account is geactiveerd en je bent toegevoegd aan het ziekenhuisteam, zie je extra opties verschijnen. Ga naar Aanvragen om de aanvraagknop te gebruiken. Als je administrator bent, zie je ook een tandwielicoon om instellingen voor het ziekenhuis aan te passen.

00:18 (Let op: we komen hier later op terug in de les voor administrators.) We beginnen met het gesloten wachtdossier, een krachtige tool voor ziekenhuizen om patiënten op een centrale wachtlijst te plaatsen totdat een zorgaanbieder het dossier accepteert.

00:44 Klik op Nieuwe aanvraag onder Aanvragen om een wachtdossier in te dienen. Kies waar je het dossier wil neerleggen: in de regio, binnen je favorieten, of een specifieke afstand van het ziekenhuis.

01:08 Je kunt ook filters instellen, zoals een maximale dagprijs of specifieke zorgbehoeften, om geschikte zorgaanbieders te selecteren. Voeg zelf aanbieders toe door de naam of locatie te typen.

01:43 Het dossier kan worden neergelegd bij meerdere nazorgaanbieders, afhankelijk van de afspraken met de familie.

02:01 Bij vragen over de term “gesloten wachtdossier” kun je altijd extra informatie vinden binnen het systeem.

02:16 Een gesloten wachtdossier wordt vaak gebruikt voor dringende transfers. Voor minder dringende gevallen kan je kiezen voor een open inschrijving op de wachtlijst.

02:55 Bij de eerste aanvraag wordt je naam gevraagd als deze nog niet is ingevuld; dit hoef je daarna niet meer in te voeren.

03:07 Voeg collega’s toe aan de aanvraag, zodat zij op de hoogte blijven van updates. Voor dringende aanvragen kun je de responstijd verlagen van de standaard 10 dagen naar 48 uur.

03:51 Vul de gegevens van de patiënt in, zoals naam, geboortedatum en adres. Het systeem geeft suggesties bij het invoeren van adressen.

04:39 Spreek met de familie af welke voorkeuren er zijn voor de zorglocatie. Binnen de geselecteerde woonzorgcentra kun je prioriteiten aangeven.

05:08 Vul de zorgnood in met behulp van de Katschaal, zodat woonzorgcentra de juiste zorg kunnen bieden. Voeg indien nodig medische documenten toe.

05:58 Bij “Contacten” kun je noodcontacten toevoegen, die in eerste instantie niet zichtbaar zijn voor zorgaanbieders.

06:21 Zorgaanbieders kunnen wel basisinformatie zien, zoals leeftijd, stad en huisarts, zodat zij een eerste evaluatie kunnen maken.

06:54 Nadat je de aanvraag verstuurt, zie je een overzicht van de woonzorgcentra die de aanvraag ontvangen.

07:37 Het systeem toont een statusindicatie voor de voortgang van het dossier. Zodra een zorgaanbieder een plek beschikbaar heeft, krijg je een melding.

08:28 Nu loggen we in aan de kant van een woonzorgcentrum om te zien welke gegevens zichtbaar zijn en welke acties beschikbaar zijn.

09:07 Zorgaanbieders zien enkel de basisinformatie over de patiënt en kunnen verdere gegevens opvragen indien nodig. Ze kunnen reageren via het systeem.

10:17 Wanneer een zorgaanbieder akkoord gaat met de opname, ontvang je als ziekenhuis een melding en kun je de toewijzing bevestigen.

11:23 Bij meerdere vrijgaveverzoeken kun je met de familie overleggen voor de beste keuze.

12:34 Het systeem kan het dossier open laten staan bij voorkeurslocaties, zodat een eventuele verhuis later mogelijk blijft.

13:05 Als de zorgvraag is vervuld, kun je het dossier sluiten en terugtrekken bij andere zorgaanbieders. Alle partijen blijven op de hoogte van de status.

13:46 Het systeem stuurt automatisch e-mails naar relevante partijen tijdens elke stap van het proces. Deze e-mails bevatten geen gevoelige gegevens en nodigen uit om in te loggen voor meer informatie.

14:49 Bij een vrijgaveverzoek ontvang je een actie-e-mail om het dossier toe te wijzen, zodat de patiënt snel kan worden ontslagen.

15:21 De zorgaanbieder die de aanvraag accepteert, ontvangt een bevestiging, terwijl de andere aanbieders een melding krijgen dat de aanvraag is geannuleerd.

15:36 Dit is een overzicht van de communicatie die het systeem automatisch voor je uitvoert door middel van jouw kliks en dossierbeheer.

‍