0:01 In deze les duiken we in het verwerken van aanvragen. In GloriaCare hebben we twee types aanvragen: open en gesloten aanvragen.

0:09 Bij een open aanvraag kun je direct alle gegevens van de zorggebruiker zien, zoals hier bij Balthazar Boma en Kamin Krukke.

0:15 Als ik deze aanvraag open, zie ik elk beschikbaar datapunt: het volledige adres, geboortedatum, rijksregisternummer (indien toegevoegd), de zorgvraag, en eventuele contactpersonen.

0:28 Zo kan ik direct contact opnemen met de juiste mensen om de aanvraag te plannen voor bijvoorbeeld een rondleiding of opname.

0:36 Het tweede type aanvraag is een gesloten aanvraag, waarbij niet alle gegevens meteen zichtbaar zijn. Meestal betekent dit dat de aanvraag bij meerdere woonzorgcentra is ingediend. Het eerste centrum dat reageert met een beschikbare opnamedatum of een opnamedatum in de nabije toekomst, krijgt de aanvraag toegewezen door het ziekenhuis.

0:52 Hoe ziet een gesloten aanvraag eruit? De naam is verborgen; de leeftijd is zichtbaar in plaats van de geboortedatum; het rijksregisternummer en het volledige adres zijn verborgen, alleen de stad is zichtbaar (handig voor OCMW-woonzorgcentra die regionaal werken). De zorgvraag is wel zichtbaar, samen met de Katschaal, maar de contactpersonen zijn nog niet vrijgegeven.

1:20 Als je extra informatie over een gesloten aanvraag nodig hebt, kun je hier een vraag stellen, bijvoorbeeld of de Catschaal kan worden doorgestuurd. Je kunt communiceren met de aanvrager om extra vragen over de zorgvraag te stellen.

1:43 Als je besluit de aanvraag te verwerken, kun je het ziekenhuis om vrijgave van het dossier vragen. Vervolgens kun je communiceren wanneer de zorgvraag kan worden ingevuld, bijvoorbeeld dat een opname mogelijk is over drie dagen. De status verandert dan van ‘wachten’ naar ‘wachten op vrijgave’.

2:04 Het ziekenhuis verwerkt de vrijgaveverzoeken, stemt af met de familie over de beste plaatsing van het dossier, en kan het dossier dan toewijzen aan jouw woonzorgcentrum.

2:16 Een open aanvraag verwerken is iets eenvoudiger. Hier kun je de aanvraag op de actieve of passieve wachtlijst plaatsen als je geen plaats hebt, of je kunt de aanvraag weigeren als het profiel niet aansluit, bijvoorbeeld als er geen relatie is met de stad of gemeente.

2:30 Als het profiel goed past en je hebt plaats, kun je de contactpersonen bellen. Bij akkoord kun je de status instellen op goedgekeurd, waarna de aanvraag naar afgehandeld verdwijnt.

2:47 Je kunt aanvragen ook filteren op bepaalde zorgvragen. Stel dat je een vrije kamer hebt; dan kun je filteren op iedereen die een vaste verblijfsplaats zoekt met minimaal Katschaal B of C. Bij het selecteren van Katschaal C, krijg je alleen de relevante resultaten voor jouw zoekopdracht.

3:15 Zo kun je filteren op zorgvraag, Katschaal, en eventueel geslacht (bijvoorbeeld voor tweepersoonskamers die op geslacht zijn ingedeeld) om de kamer optimaal te benutten.

3:30 Tot slot, aanvragen zijn opgedeeld in open en afgehandelde. De open aanvragen vereisen nog actie, terwijl de afgehandelde al zijn geannuleerd, goedgekeurd, geweigerd, of verlopen. Je hebt standaard 10 dagen om een aanvraag te verwerken; lukt dit niet, dan verloopt de aanvraag. Het ziekenhuis kan ook aanvragen terugtrekken om de privacy en GDPR-regels te waarborgen.

4:05 Bijvoorbeeld, als een bewoner naar het woonzorgcentrum zou komen maar de opname niet kan doorgaan, kan het ziekenhuis de aanvraag alsnog intrekken. Deze wordt dan verplaatst naar afgehandeld.

4:18 Je kunt in de aanvragen ook zoeken op voor- en achternaam. Als ik hier ‘Kamin’ zoek, krijg ik de aanvraag van Kamin te zien.

4:23 Dat was het voor het verwerken van aanvragen. Neem gerust contact met ons op bij vragen. Dit is een van de belangrijkste functies in GloriaCare voor het ontvangen van dossiers vanuit het ziekenhuis. Veel succes en tot de volgende les!

‍