0:00 We gaan nu kijken naar het wachtlijstbeheer voor zorgvoorzieningen. De wachtlijst is een module die iedereen kan gebruiken via de knop ‘Wachtlijst’ in het hoofdmenu.

0:09 We lopen door de functies van links naar rechts en van boven naar beneden. De wachtlijst is opgedeeld in actieve en afgehandelde inschrijvingen.

0:18 Actieve inschrijvingen zijn inschrijvingen waar je nog aan moet werken, bijvoorbeeld door mensen op te bellen.

0:25 Afgehandelde inschrijvingen zijn inschrijvingen die je kunt negeren; dit zijn geannuleerde of bevestigde inschrijvingen waar je geen verdere actie op hoeft te ondernemen.

0:35 Je kunt in beide lijsten zoeken. Zo kun je op voor- en achternaam zoeken, bijvoorbeeld ‘Jacques Vermeire’, om personen in de wachtlijst op te halen.

0:50 Zowel in de actieve als afgehandelde lijst kun je mensen opzoeken. Je hebt ook de optie om te wisselen tussen een visueel overzicht en een tabelweergave.

1:02 Het visuele overzicht toont drie kolommen: de actieve, passieve, en onverwerkte inschrijvingen. De tabelweergave bevat meer gedetailleerde data en toont de actieve, passieve, en onverwerkte wachtlijsten in aparte tabs.

1:13 In de tabel kun je bij handmatige sortering personen naar boven of beneden verplaatsen om prioriteit toe te kennen.

1:24 Aan de zijkant kun je met de wijzig-knop een positie kiezen: bijvoorbeeld één positie omhoog, één omlaag, bovenaan of onderaan de lijst.

1:33 Je kunt ook personen tussen verschillende wachtlijsten verplaatsen, bijvoorbeeld van passief naar actief, via de wijzig-optie aan de zijkant.

1:42 Verder kun je filters toepassen. Stel dat je alleen personen zoekt die vast verblijf zoeken met minimaal Katschaal C, dan kun je die filters instellen en krijg je de relevante resultaten.

2:11 De wachtlijst kan worden geëxporteerd naar Excel, handig voor bijvoorbeeld marketingacties richting familieleden of mantelzorgers.

2:21 De sorteeropties zijn handmatig en automatisch. Automatisch sorteert op inschrijfdatum, en handmatig stelt je in staat om mensen naar boven of beneden te slepen in de wachtlijst.

2:38 Personen kunnen eenvoudig worden verplaatst tussen de actieve en passieve lijsten door te slepen.

2:46 Met handmatige sortering kun je de prioriteit zelf bepalen, los van de inschrijfdatum. Zo zie je inschrijvingen van verschillende leeftijden en kunt deze handmatig rangschikken.

3:05 Voor nieuwe inschrijvingen klik je op de knop ‘Inschrijving’ en selecteer je de zorgdienst waarvoor je een inschrijving wilt aanmaken.

3:16 Standaard staan zorgdiensten ingesteld in de instellingen van het platform, zoals kort verblijf of vast verblijf.

3:36 Bij bekende terugkerende zorggebruikers herkent het systeem hen en biedt het bestaande gegevens aan ter ondersteuning.

3:45 Met een klik op ‘Opslaan’ wordt de inschrijving in de onverwerkte kolom geplaatst, waarna je deze kunt verplaatsen naar actief of passief.

3:59 De details van een inschrijving bestaan uit de zorggebruiker, de zorgvraag, wachtlijstdetails, contactgegevens, en eventuele updates.

4:28 In de updates zie je de geschiedenis van de inschrijving, zoals goedkeuringen en afwijzingen. Je kunt zelf ook notities toevoegen.

4:35 Bij externe inschrijvingen, zoals van een ziekenhuis of familie, kun je aanvullende vragen stellen. Dit kan handig zijn voor bijvoorbeeld telefonische contactnotities.

5:01 Zo blijft iedereen in het team op de hoogte van wat er gebeurt met een inschrijving.

5:23 Inschrijvingen kun je ook annuleren via het kruisje, of door de inschrijving te openen en de status te wijzigen naar ‘geannuleerd’. Je kunt ook een reden voor annulering toevoegen voor statistieken.

5:45 Dit kan handig zijn om later te analyseren waarom inschrijvingen worden geannuleerd of geweigerd.

5:54 De onverwerkte kolom toont ook externe inschrijvingen. Externe inschrijvingen kunnen automatisch worden toegevoegd als je capaciteitsbeheer hebt ingeschakeld.

6:10 Als bijvoorbeeld ‘vast verblijf’ beschikbaar is via de wachtlijst, dan verschijnt er een knop ‘Inschrijving aanvragen’ op de website voor nieuwe inschrijvingen.

6:28 Je kunt ook een link op je eigen website plaatsen naar deze pagina voor eenvoudige online inschrijvingen.

6:49 Oké, veel succes en tot de volgende les!